이벤트 관리를 위한 최고의 가이드: 기획부터 이벤트 후 성공까지

‘이벤트 코디네이터’는 소방관, 조종사, 군인 다음으로 현존하는 가장 스트레스가 많은 직업 중 하나로 지속적으로 순위에 오릅니다.

이들이 감당하는 책임을 생각하면 이해가 됩니다.

이벤트 주관자는 이벤트 예산을 관리하는 준회계사, 행사장을 준비하는 인테리어 디자이너, 참석자 만족도를 감독하는 게스트 관계 담당자, 때로는 극도로 불안해하는 기조 연설 자를 진정시키는 모의 치료사이기도 합니다. 

최고의 이벤트 전문가들은 이벤트 관리와 이를 어떻게 적용하여 기억에 남을 이벤트를 열 수 있는지를 잘 알고 있습니다. 여러분도 할 수 있습니다.

이 가이드는 이벤트 관리의 중요성, 이벤트 기획 과정, 이벤트 피드백을 사용하여 향후 이벤트 기획에 필요한 정보를 제공하는 방법에 대해 설명합니다.

이벤트 관리는 모든 유형과 규모의 이벤트를 기획, 주관 및 진행하는 과정입니다. 초기 콘셉트 개발부터 이벤트 후 평가까지의 모든 과정을 망라하며, 로지스틱스, 예산 책정, 마케팅 및 게스트 경험 관리 분야의 기술을 필요로 합니다.

이벤트 관리는 참석자 경험 향상에 중점을 둔 전략적 접근 방식입니다.

이벤트 관리자는 참석자들의 필요와 선호도에 중점을 두어 기억에 남고 흥미로운 경험을 제공할 수 있습니다. 이러한 세부 사항에 대한 주의는 참석자들 간의 긍정적인 교류를 촉진하고 호의적인 브랜드 이미지를 보장하는 데 중요한 역할을 합니다.

참석자들이 가치를 인정받는다고 느끼고 만족해 하는 훌륭히 진행된 이벤트는 브랜드 충성도를 강화하고 긍정적인 입소문을 불러일으켜 궁극적으로 조직의 장기적인 성공에 기여합니다.

이벤트 관리는 이벤트 플래너들이 다음을 포함한 일반적인 과제를 해결하는 데 사용할 수 있는 프레임워크도 제공합니다.

이벤트 관리의 8가지 단계에 대해 자세히 알아보겠습니다. 이러한 단계는 비즈니스를 위한 성공적인 이벤트를 주관하는 것과 똑같이 중요합니다. 

이벤트 관리의 첫 단계는 이벤트 목표를 설정하는 것입니다. 

처음부터 목표를 명확하게 정의하면 이벤트 로드맵을 개발할 때 따라야 할 원칙이 됩니다. 이러한 목표에는 리드 생성, 참석자 참여 또는 수익 목표 달성이 포함될 수 있습니다.

이벤트 목표는 여러 개일 수 있습니다. 예를 들어, 고등학교 동창회는 새로운 음악 프로그램을 위한 기부를 요청하면서 이전 급우들과 다시 연락하는 것을 목표로 할 수 있습니다.

이벤트를 주최하는 데는 오프라인, 가상 및 하이브리드의 세 가지 기본 형식이 있습니다. 각 형식에는 고유한 특성이 있어 행사 기획 및 진행의 다양한 측면에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 

어떤 형식을 선택하든 선택 과정에서 타겟팅하는 대상 그룹과 구체적인 목표를 신중하게 고려해야 합니다. 이러한 사려 깊은 접근 방식은 참가자들의 참여를 유도하기 위한 효과적인 전략을 구현하고 이벤트가 원하는 결과를 얻을 수 있도록 합니다. 

초기 조사 단계는 전체 프로젝트의 토대를 마련하면서 이벤트 기획 과정에서 매우 중요합니다. 이 단계에서 이벤트 코디네이터는 다음을 위해 철저한 조사를 수행합니다.

전반적으로, 이벤트 관리자가 할당된 예산 내에서 무엇이 가능한지 평가하는 동시에 이벤트의 질과 경험을 극대화하기 위해 열심히 노력하는 이 단계에서는 주최자와의 긴밀한 협조가 매우 중요합니다. 

다음으로, 이벤트 관리자는 효과적인 로지스틱스 기획을 위한 모든 주요 이정표와 기한을 요약하는 종합 타임라인의 초안을 꼼꼼하게 작성합니다.

이 타임라인은 다음과 같은 중요한 이정표를 포함할 수 있습니다.

각 이정표는 필요에 따라 조정할 수 있는 충분한 시간을 허용하면서 이벤트까지 활동이 원활하게 진행될 수 있도록 신중하게 계획됩니다. 

종합적이고 자세한 이벤트 계획은 성공적인 이벤트를 진행하기 위한 초석이 됩니다.

이벤트의 목적, 타겟팅하는 대상 그룹, 형식 및 주요 목표를 간략하게 설명하면서 범위를 명확하게 정의해야 합니다. 일정에는 중요한 날짜, 이정표, 기한 및 이벤트 전 기획, 이벤트 당일 로지스틱스와 이벤트 후 후속 조치를 위해 잘 짜여진 타임라인이 포함되어야 합니다.

또한, 활동 섹션은 프로그램 의제, 세션 또는 프레젠테이션, 엔터테인먼트, 네트워킹 기회, 워크숍이나 전시와 같은 추가 요소에 대해 자세히 설명해야 합니다.

조직을 위한 이벤트를 기획할 때 전문가 팀을 구성해야 합니다. 요청할 수 있는 일부 주요 역할은 다음과 같습니다.

관련 문서: 이벤트 관리 기술 향상을 위한 10가지 팁

대규모 이벤트의 경우 현지 규정을 준수하기 위해 허가증이나 라이선스가 필요할 수 있습니다. 이러한 규정은 이벤트의 장소와 성격에 따라 상당히 다를 수 있습니다.

사전에 적극적으로 현지 정부 기관이나 지방 자치 단체에 연락하면 해당 이벤트에 적용되는 구체적인 요구 사항을 파악하는 데 도움이 됩니다.

또한, 특정 승인을 받는 데 몇 주 또는 심지어 몇 달이 소요될 수도 있으므로 기획 과정에서 이러한 허가증을 확보하는 데 충분한 시간을 허용합니다.

이벤트를 기획하기 위한 최선의 노력에도 불구하고 뜻밖의 경우가 있습니다. 발표자가 식중독에 걸리거나 비가 와서 야외 이벤트에 방해가 될 수 있습니다. 비상 계획을 세워 만일의 경우에 대비하면 이벤트의 성공을 보장할 수 있습니다.

예를 들어, 벤더가 갑자기 취소할 경우를 대비하여 예비 벤더를 찾아놓고 미리 대안을 평가해 보는 것이 좋습니다. 이벤트가 야외에서 열리는 경우에는 악천후 시 대안으로 이용할 믿을 수 있는 다른 장소를 찾아 두어야 합니다.

이러한 사전 대응적 조치로 스트레스를 크게 줄이면서 참석자와 주관자 모두에게 잊지 못할 경험을 제공할 수 있습니다. 

이벤트 장소를 선정할 때는 목표와 타겟팅하는 대상 그룹을 고려하세요.

예를 들어, 기업 컨퍼런스에는 첨단 AV 기능을 갖춘 전문적인 환경이 필요하고, 커뮤니티 모금 행사는 좀 더 캐주얼하고 커뮤니티 지향적인 분위기가 좋습니다.

수용 인원, 위치, 편의 시설, 접근성과 같은 정해진 기준에 따라 각 장소 옵션을 평가하세요. 이벤트의 격조, 목적 및 기대되는 결과를 이해하면 목표에 가장 잘 맞는 장소를 발굴하는 데 도움이 됩니다.

외부 벤더와 협력하여 케이터링, AV 장비 및 실내 장식 계약을 체결할 가능성이 높습니다.

조율 과정을 간소화하고 효율적으로 로지스틱스를 관리하려면 벤더 등록 양식을 사용하여 중요한 세부정보(예: 연락처 정보, 제공하는 서비스, 보험 및 허가증)를 수집하세요.

또한, 벤더 결제 양식을 사용하면 결제 내역을 추적하고, 예산을 관리하며, 청구 금액을 제때 지불하는 데 도움이 됩니다. 이러한 행정 관련 도구는 혼란을 줄이고, 소통 능력을 개선하며, 후방 지원 업무를 원활하게 운영하는 데 도움이 됩니다.

온라인 등록 플랫폼은 절차를 간소화하고 실시간으로 게스트 정보를 관리하는 가장 효율적인 방법 중 하나입니다.

온라인 양식은 연락처 정보, 선호하는 식단, 세션 선택과 같은 필수적인 참석자 세부정보를 간단하게 수집하여 정확한 기획과 로지스틱스에 도움을 줍니다.

뭘 모르는지도 모르는 경우가 있습니다. 경험에도 불구하고, 이벤트 기획 피드백을 수집하는 것은 항상 중요합니다.

이벤트 기획 설문조사를 통해 참석자들의 기대치와 필요 사항을 이해할 수 있습니다. 예를 들어, 접근성 요구 사항 및 식이 제한 사항을 평가할 수 있습니다.

이벤트 전 활동에 설문조사를 포함하는 것은 훌륭한 이벤트 관리입니다.

가장 흥미진진한 것은 아니지만, 예산 책정 측면은 이벤트 기획의 전반적인 성공을 보장하는 데 매우 중요합니다. 예산 항목에는 다음이 포함됩니다.

비용을 통제하려면 필수 경비의 우선 순위를 정하고 비용 절감이 가능한 부분을 찾아내세요. 비용 추정을 통해 예산 성과를 전체적으로 파악할 수 있습니다. 불필요한 경비를 고려하기 전에 필수 경비를 먼저 충당해야 합니다. 

이벤트 재정을 관리하려면 전문 이벤트 관리 소프트웨어를 활용하여 지출을 꼼꼼하게 추적하고 모니터링하세요.

엄격한 경비 추적을 구현하면 투명성이 강화되어 후원자 및 이해관계자들과 신뢰를 쌓고 잠재적인 비용 절감 기회를 파악할 수 있습니다.

또한, 과거 경비를 분석하면 이후 이벤트를 위한 예산을 예측하고 예산의 정확성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.

대규모 이벤트의 경우, 후원자와 파트너가 이벤트 비용을 상쇄할 수 있습니다. 후원자들은 종종 이벤트의 가치와 인지도를 높이는 역할을 할 수도 있습니다. 이벤트를 통해 어떻게 추가 수익을 창출할지도 결정해야 합니다. 

행사장을 선택한 후에는 공간 배치와 디자인을 준비하게 됩니다. 여기에는 원활한 군중 이동, 효과적인 좌석 배치, 명확하게 정의된 활동 영역을 촉진하기 위해 환경을 최적화하는 것이 포함됩니다. 

이를 위해 이벤트 관리자는 몇 가지 핵심 요소를 고려해야 합니다. 

궁극적으로, 게스트들이 편안하고 느끼고 아무 문제 없이 공간을 탐색하며 이벤트에 완전히 참여할 수 있는 매력적인 분위기를 조성하는 것이 목표입니다.

이벤트의 형식에 따라 필요한 테크놀로지가 다를 것입니다.

오프라인이나 하이브리드 이벤트의 경우에는 시청각(AV) 장비, Wi-Fi, 무대 장치 및 조명 기능이 필요할 수 있습니다. 가상 이벤트에는 다른 기술적인 면들보다도 안정적인 인터넷 연결이 중요합니다.

이벤트에 필요한 장비를 제공하고 기술 환경을 관리할 벤더를 고용하는 것이 좋습니다.

게스트 도착 시 환영하고 안내하는 표지판과 등록 또는 체크인 데스크를 포함하여 오프라인 이벤트를 위한 현장 서비스가 마련되어 있도록 하세요.

장애가 있거나 기타 접근성이 필요한 게스트들을 위한 편의도 제공하세요. 휠체어 경사로와 지정석을 마련하는 것이 포함될 수 있습니다.

참가자와 벤더의 안전을 최우선으로 삼아야 합니다. 위급 상황 발생 시를 대비한 긴급 대응 절차가 수립되어 있고, 응급 처치 용품이 준비되어 있으며, 군중 통제 계획이 마련되어 있는지 확인하세요. 이벤트의 안전을 강화하기 위해 사설 보안 업체를 고용하는 것도 좋은 방법입니다.

당연히 이벤트가 성공하기를 원하실 겁니다. 그렇다면 맞춤 마케팅 전략을 통해 참석률과 참여도를 높여야 합니다.

곧 예정된 이벤트를 홍보하려면 다음을 고려해야 합니다.

전체 이벤트를 기획하면서 중요한 홍보 기회를 놓쳐서는 안 됩니다. 프로모션 타임라인에는 타겟팅하는 대상 그룹의 흥미를 유발하는 출시 전 티저, 공식 발표, 최종 알림이 포함되어야 합니다. 프로모션 타임라인은 일정에 맞게 소식을 전하면서 참여를 독려합니다. 

눈길을 사로잡는 이벤트 페이지를 만들어 이벤트를 홍보하세요. 이러한 페이지와 소셜 미디어에 홍보 동영상을 포함할 수도 있습니다. 그래픽 디자이너를 고용하여 맞춤 소셜 그래픽을 만들어 온라인에서 공유하고 참석자들의 흥미를 유발하세요. 곧 예정된 이벤트에 대한 인지도를 확산하고 흥분을 고조시키기 위해서는 흥미를 끄는 시각 자료를 공유하는 것이 중요합니다. 

전환율을 높이고 긍정적인 첫인상을 주기 위해서는 등록 양식을 사용하기 쉽게 만들고 등록 절차 중 발생하는 번거로움을 최소화해야 합니다. 

SurveyMonkey를 사용하면 쉽게 주요 참석자 정보를 확보하는 온라인 등록 양식을 만들 수 있습니다. 이메일, SMS를 통해 양식을 신속하게 공유하거나, 이벤트 웹사이트에 직접 삽입하여 더 널리 알릴 수 있습니다. 이러한 양식은 모바일 반응형이기 때문에 사용자들이 어떤 장치에서든 편리하게 등록할 수 있습니다.

진입 장벽을 낮추고 유연한 공유 옵션을 제공하여 등록 수를 늘리고 참석자 관리를 간소화할 수 있습니다.

당일 코디네이터가 준비를 감독하고 등록 및 이벤트 흐름을 관리합니다. 이 전문가는 팀을 이끌며 원활한 운영을 위해 핵심 영역에 행사 요원을 배정합니다. 당일 조율은 스트레스를 줄 수 있지만 이벤트가 잘 계획되어 있으면 훨씬 수월해집니다. 믿을 수 있는 사람과 협력하면서 작업을 위임하고 훌륭한 이벤트를 주관하세요. 

이벤트 당일 기술 지원 팀과 협력하여 AV 장비, Wi-Fi 및 프레젠테이션 기술이 원활하게 작동하도록 하세요. 어떤 것이든 제대로 작동하지 않을 경우를 대비하여 백업 장비가 대기 상태에 있어야 합니다. 조심해서 나쁠 것은 없습니다. 

체크인 프로세스를 관리하고 게스트에게 자리를 안내할 팀을 배정해야 합니다. 행사장의 다양한 공간을 레이블하는 명확한 안내판에 투자하세요. 또한, 게스트 경험 관리자는 이벤트에 대한 게스트의 첫 반응을 평가할 수 있습니다. 

실시간 조정을 해야 할 수도 있습니다. 일정 변경이나 날씨 우려 사항과 같은 막바지 문제를 처리할 때 스트레스를 받지 않도록 하세요. 빠른 판단이 필요한 불가피하게 예상치 못한 상황이 발생할 수 있습니다. 

마지막 벤더가 짐을 싼다고 해서 이벤트 관리가 끝나는 것은 아닙니다. 이벤트 후 활동은 다음 이벤트를 기획하는 데 있어 중요합니다. 이벤트 후에는 이벤트 후 설문조사를 사용하여 참석자들의 만족도를 측정하고 참석자들이 무엇을 좋아했는지에 대한 인사이트를 얻어야 합니다. 프로모션 콘텐츠의 품질, 장소 및 전반적인 게스트 경험에 대한 질문을 포함하여 향후 이벤트를 위해 어떤 점이 개선될 수 있는지 알아보세요. 

이 이벤트 피드백 설문조사 템플릿을 사용하여 게스트 참여도에 대한 데이터를 수집하고 개선이 필요한 영역을 파악하세요.  

참석자 수, 참여도 및 리드 전환율과 같은 이벤트 메트릭도 추적해야 합니다. 이러한 메트릭은 향후 이벤트를 더욱 성공적으로 만들기 위한 접근 방식을 반복하면서 개선해 나가는 데 도움이 될 것입니다. 팀들은 데이터 분석 및 보고를 통해 이벤트가 얼마나 잘 진행되었는지 확인하고 향후 계획을 세울 수 있습니다. 

이벤트 후 사진과 동영상 녹화를 포함하여 소셜 미디어에서 하이라이트를 공유하세요. 게스트들이 다운로드할 수 있도록 이벤트에서 전문 사진사가 촬영한 사진들에 대한 링크도 배포해야 합니다. 이벤트의 주요 요점이나 자료와 사진 갤러리 링크를 게스트들에게 후속 이메일로 보내세요.   

팀과 사후 미팅을 가져 어떤 점이 효과가 있었고 어떤 점이 그렇지 않았는지 평가하여 목표로 삼은 개선 조치를 할 수 있습니다. 이벤트에서 함께 일한 행사 요원 및 벤더를 대상으로 설문조사를 실시하여 겉으로 드러나지 않는 개선 사항에 대한 이들의 인사이트를 수집할 수도 있습니다. 

이벤트 기획자는 참석자들의 경험을 우선시해야 합니다. 이를 위해서는 게스트에게 명확한 탐색 방법, 편안한 공간, 흥미를 끄는 활동을 제공해야 합니다. 참석자들의 피드백은 이벤트 경험을 지속적으로 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

이벤트 관리 소프트웨어를 사용하여 등록과 데이터 수집을 간소화하세요. 이러한 테크놀로지로 간단하게 게스트 데이터를 수집하여 나중에 분석할 수 있습니다. 오늘날의 테크놀로지는 그 어느 때보다 쉽게 데이터를 수집할 수 있게 합니다. 

이벤트 관리자는 프로세스의 모든 단계에서 행사 요원, 벤더 및 참석자들에게 계속해서 정보를 제공해야 합니다. 이벤트에 대한 흥미를 고조시키기 위해 이벤트 관리자들은 중요한 이정표를 향한 진행 상황을 내부적으로 알리고 소셜 미디어를 통해 업데이트를 공유해야 합니다. 

특히 대규모 행사의 경우, 예비 계획과 추가 자원을 준비해 두는 것이 가장 좋습니다. 이벤트를 주최할 때 항상 예상치 못한 문제가 발생할 수 있습니다. 발생할 수 있는 문제에 대비하여 실제 문제가 발생할 경우 쉽게 해결할 수 있습니다. 

게스트들로부터 피드백을 수집한 후에는 이를 분석하여 인사이트를 추출하고 향후 이벤트를 최적화하세요. SurveyMonkey를 사용하면 데이터 애널리틱스에 대한 지식 없이도 데이터를 분석할 수 있습니다. 

개방형 응답에 대한 단어 클라우드를 만들어 트렌드를 파악하세요. AI 기반 감성 분석을 사용하여 기준에 따라 응답을 자동으로 분류할 수도 있습니다. 

케이터링 서비스에 대한 지배적인 의견이 ‘별 5개’라는 것을 단어 클라우드를 통해 발견할 수도 있습니다. 향후 이벤트를 위해 해당 서비스 업체를 표시해 둘 수 있습니다. 또는 게스트들이 테크놀로지를 더 많이 사용하기를 원했을 수 있습니다. 더 나은 디지털 경험을 지원하고자 기술 팀을 강화하고 싶을 수 있습니다.

애널리틱스 도구는 데이터를 이벤트 관리를 위한 실행 가능한 인사이트로 전환하는 데 도움을 줍니다.

사전 기획에서 이벤트 후 평가에 이르기까지, 이벤트 관리는 성공적인 이벤트를 주최하는 데 매우 중요합니다. 이벤트 전에 잘 준비해서 예산을 최대한 활용하고 원활한 게스트 경험을 보장하세요. 이벤트 관리자는 각 이벤트 경험을 통해 배우면서 지속적인 개선에 집중해야 합니다. 

이벤트 후 피드백 설문조사를 보내는 것은 개선이 필요한 부분을 알아보는 데 매우 중요합니다. SurveyMonkey로 간단한 이벤트 등록 양식을 만들어 이벤트를 주관하는 데 도움을 받을 수 있습니다. 이벤트 피드백 설문조사를 보내 신속하게 게스트 데이터를 수집할 수도 있습니다.  

지금 회원가입하여 시작하세요.