프로젝트 내에서 맡은 역할이 무엇이든지 간에, 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 가능성은 높습니다.
이 소프트웨어를 효과적으로 사용할 수 있는 팀의 능력은 프로젝트 관리 절차를 최적화하는 데 대한 핵심 요소입니다. 하지만 팀이 능력이 되는 한 최선을 다해 소프트웨어를 사용하고 있는지 어떻게 확신할 수 있을까요? 또한, 그렇지 않다면 어떻게 팀으로 하여금 사용도를 개선하도록 할 수 있을까요?
설문조사와 퀴즈를 통해 그렇게 할 수 있습니다.
퀴즈와 설문조사가 하는 역할에 대해 언급하기 전에 프로젝트 관리 소프트웨어가 무엇인지와 한 단체 내에서 직원들이 이를 어떻게 사용하는지에 대해 우선 살펴보죠.
프로젝트 관리 소프트웨어 개요
프로젝트 관리 소프트웨어는 직원들로 하여금 각 프로젝트를 구성하고, 계획하며 실행하도록 해줍니다. 여기에는 각 프로젝트에 대한 산출물 및 일정, 적절한 이해관계자에게 과제 할당 및 이해관계자들 간에 공동 작업과 커뮤니케이션을 원활하게 하는 것들이 포함됩니다.
프로젝트 관리 소프트웨어의 사용 사례도는 직원들이나 직책에 따라 다양합니다. 일반적으로는 다음과 같은 사항이 관찰됩니다.
- 리더십 역할을 맡은 직원들은 프로젝트를 더 광범위한 수준에서 생각합니다
예를 들어, 현재 수행되고 있는 프로젝트 유형에 대한 보고서를 만들고 분석합니다. 이를 통해, 누가 프로젝트에 대한 작업을 수행하고 있으며 프로젝트와 회사의 목표가 서로 얼마나 가깝게 연계되는지를 관찰할 수 있습니다.
- 비리더십 역할을 맡은 직원들은 자신이 맡은 프로젝트에 주로 염두를 둡니다.
개별 기여자들은 시간과 노력을 우선화하는 데 도움이 되도록, 일반적으로 “이 프로젝트의 기한이 언제입니까?” “이 프로젝트에서 다음에 수행해야 할 단계는 무엇입니까?” 및 “지금 집중해야 하는 프로젝트는 무엇입니까?”와 같은 질문에 더 염두를 둡니다.
- 팀의 전반적인 소프트웨어 사용 관리에 대한 책임을 맡은 직원
이 직원들은 통상적으로 운영 관련 역량을 가지고 근무합니다. 이들의 책임에는 프로젝트가 제대로 관리되고 있는지, 제시간에 시행되고 있는지 및 직원들이 소프트웨어에 대해 시기적절하며 관련있는 훈련을 받고 있는지를 확인하는 역할이 포함됩니다.
프로젝트 관리는 헤아릴 수 없을 정도로 많은 회사외 직원들에게 필요한 사항이며, 시장 내에는 다양한 프로젝트 관리 소프트웨어 플랫폼이 있습니다. 이중 가장 애용되는 플랫폼은 Trello, Jira, Basecamp 및 Microsoft Project입니다.
설문조사는 실용 사례 및 개선 분야를 파악합니다.
현재 직원들이 프로젝트 관리 소프트웨어를 어떻게 사용하고 있나요?
이에 대해 알아보려면 설문조사를 사용하세요! 다음은 설문조사에 사용할 수 있는 몇 가지 추가적인 질문입니다.
- 어째서 저희 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하십니까?
- 얼마나 자주 저희 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하십니까?
이러한 질문에 대한 답변은 직원들이 소프트웨어를 사용함으로써 어떠한 혜택을 받게 되며 이러한 혜택이 어느 정도인지를 파악할 수 있게 합니다. 또한, 이를 통해 어느 부분이 충분히 활용되지 않는지, 충분히 활용되지 않는 이유가 가치가 없어서인지 또는 직원들이 그러한 방법으로 사용하는 데 대해 그다지 편안함을 느끼지 않아서인지 등에 대해 파악할 수 있습니다.
설문조사는 프로젝트 소프트웨어가 어떻게 팀에 좀 더 큰 가치를 전달할 수 있는지를 알아보는 데 도움을 줍니다. 직원들은 개인적으로 직접 의견을 제공하는 데 거부감을 느낄 수도 있으나 응답을 익명화할 수 있는 설문조사를 사용하면 사려 깊고 솔직한 의견을 제공할 수 있는 플랫폼을 제공할 수 있게 됩니다.
다음은 물어볼 수 있는 몇 가지 질문입니다.
- 저희 프로젝트 관리 소프트웨어의 어느 부분이 개선되어야 한다고 생각하십니까?
- 현재는 수행할 수 없는 기능이지만 앞으로 어떤 방법으로 저희 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하고 싶으십니까?
- 저희 프로젝트 관리 소프트웨어를 더 잘 활용하기 위해 다음 중 어떤 분야에 대해 교육 훈련을 받고 싶으십니까??
마지막으로, 최소한 한 개의 서술형 질문을 포함하는 것을 잊지 마세요. 서술형 질문에 대한 직원들의 응답은 기대치 않은 것일 수 있으며 더 나은 의사 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.
퀴즈는 잘 모르는 분야를 교육하고 파악하는 데 도움이 됩니다.
퀴즈는 소프트웨어에 대한 직원들의 지식 수준을 이해하고 추가적으로 교육이 필요한 부분을 파악하는 데 도움을 줍니다.
퀴즈 시행을 하는 데 대한 첫 번째 단계로, 직원들을 직책을 기반으로 세분화해야 합니다. 그 다은엔 정의한 각 직책별로 난이도가 쉽고, 중간 정도이고, 어려운 일련의 질문을 작성합니다.
예를 들어, 세분화한 한 부분이 프로젝트를 관리하기 위해 소프트웨어를 사용하는 비경영직 직원들이라고 가정하죠. 이 직원들은 다음의 과제들에 대해 이해해야만 합니다.
- 티켓 생성(쉬움)
- 보고서 작성(중간)
- 맞춤형 대시보드 구축(어려움)
퀴즈를 작성하고 결과를 분석하면서 다음과 같은 사항을 염두에 두세요.
- 필수적인 사안을 다루고 있거나 다른 질문들에 비해 상대적으로 더 어려운 질문들에는 가중치를 할당하세요. 이렇게 함으로써, 직원들이 소프트웨어에 얼마나 익숙해져 있는지가 최종 점수에 잘 반영됩니다.
- 응답자가 질문에 올바르지 않게 답변할 경우, 올바른 답변을 강조할뿐만 아니라 어째서 이 답변이 올바른 답변인지를 설명하는 맞춤형 피드백을 전달할 수 있습니다. 이를 통해 직원들이 더 배우고 향상할 수 있는 기회를 가질 수 있습니다.
3) 가장 흔하게 잘못 답변되는 질문을 파악하세요. 그 후, 그 질문에 대해 가장 흔하게 선택된 답변들을 살펴 보세요. 이를 통해 발견하게 되는 통찰력은 팀의 트레이닝을 이끄는 데 도움이 될 수 있습니다.
직원들을 상대로 퀴즈를 수행할 수 있는 수월한 방법을 찾고 계시나요? 위에 설명된 팁 중 하나라도 활용해 보고 싶으신가요? SurveyMonkey의 온라인 퀴즈 도구를 사용해 보세요. →
프로젝트 관리 소프트웨어는 단체가 목표를 달성하는 데 도움을 주는 도구입니다. 이러한 소프트웨어를 최대한 활용하려면 시간을 내어 소프트웨어가 어떻게 사용되는지, 어디서 가장 적은 가치를 발휘하고 있는지, 직원들이 트레이닝을 받음으로 어떤 혜택을 받을 수 있는지 등에 대해 파악해 보세요. 퀴즈 및 설문조사는 이러한 각 분야를 해결하기 위한 통찰력을 제공합니다.
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