설문조사 및 퀴즈로 프로젝트 관리 소프트웨어 백분활용

프로젝트 내에서 맡은 역할이 무엇이든지 간에, 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 가능성은 높습니다.

이 소프트웨어를 효과적으로 사용할 수 있는 팀의 능력은 프로젝트 관리 절차를 최적화하는 데 대한 핵심 요소입니다. 하지만 팀이 능력이 되는 한 최선을 다해 소프트웨어를 사용하고 있는지 어떻게 확신할 수 있을까요? 또한, 그렇지 않다면 어떻게 팀으로 하여금 사용도를 개선하도록 할 수 있을까요?

설문조사와 퀴즈를 통해 그렇게 할 수 있습니다.

퀴즈와 설문조사가 하는 역할에 대해 언급하기 전에 프로젝트 관리 소프트웨어가 무엇인지와 한 단체 내에서 직원들이 이를 어떻게 사용하는지에 대해 우선 살펴보죠.

프로젝트 관리 소프트웨어는 직원들로 하여금 각 프로젝트를 구성하고, 계획하며 실행하도록 해줍니다. 여기에는 각 프로젝트에 대한 산출물 및 일정, 적절한 이해관계자에게 과제 할당 및 이해관계자들 간에 공동 작업과 커뮤니케이션을 원활하게 하는 것들이 포함됩니다.

프로젝트 관리 소프트웨어의 사용 사례도는 직원들이나 직책에 따라 다양합니다. 일반적으로는 다음과 같은 사항이 관찰됩니다.

예를 들어, 현재 수행되고 있는 프로젝트 유형에 대한 보고서를 만들고 분석합니다. 이를 통해, 누가 프로젝트에 대한 작업을 수행하고 있으며 프로젝트와 회사의 목표가 서로 얼마나 가깝게 연계되는지를 관찰할 수 있습니다.

개별 기여자들은 시간과 노력을 우선화하는 데 도움이 되도록, 일반적으로 “이 프로젝트의 기한이 언제입니까?” “이 프로젝트에서 다음에 수행해야 할 단계는 무엇입니까?” 및 “지금 집중해야 하는 프로젝트는 무엇입니까?”와 같은 질문에 더 염두를 둡니다.

이 직원들은 통상적으로 운영 관련 역량을 가지고 근무합니다. 이들의 책임에는 프로젝트가 제대로 관리되고 있는지, 제시간에 시행되고 있는지 및 직원들이 소프트웨어에 대해 시기적절하며 관련있는 훈련을 받고 있는지를 확인하는 역할이 포함됩니다.

프로젝트 관리는 헤아릴 수 없을 정도로 많은 회사외 직원들에게 필요한 사항이며, 시장 내에는 다양한 프로젝트 관리 소프트웨어 플랫폼이 있습니다. 이중 가장 애용되는 플랫폼은 Trello, Jira, Basecamp 및 Microsoft Project입니다.

현재 직원들이 프로젝트 관리 소프트웨어를 어떻게 사용하고 있나요?

이에 대해 알아보려면 설문조사를 사용하세요! 다음은 설문조사에 사용할 수 있는 몇 가지 추가적인 질문입니다.

이러한 질문에 대한 답변은 직원들이 소프트웨어를 사용함으로써 어떠한 혜택을 받게 되며 이러한 혜택이 어느 정도인지를 파악할 수 있게 합니다. 또한, 이를 통해 어느 부분이 충분히 활용되지 않는지, 충분히 활용되지 않는 이유가 가치가 없어서인지 또는 직원들이 그러한 방법으로 사용하는 데 대해 그다지 편안함을 느끼지 않아서인지 등에 대해 파악할 수 있습니다.

설문조사는 프로젝트 소프트웨어가 어떻게 팀에 좀 더 큰 가치를 전달할 수 있는지를 알아보는 데 도움을 줍니다. 직원들은 개인적으로 직접 의견을 제공하는 데 거부감을 느낄 수도 있으나 응답을 익명화할 수 있는 설문조사를 사용하면 사려 깊고 솔직한 의견을 제공할 수 있는 플랫폼을 제공할 수 있게 됩니다.

다음은 물어볼 수 있는 몇 가지 질문입니다.

마지막으로, 최소한 한 개의 서술형 질문을 포함하는 것을 잊지 마세요. 서술형 질문에 대한 직원들의 응답은 기대치 않은 것일 수 있으며 더 나은 의사 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.

퀴즈는 소프트웨어에 대한 직원들의 지식 수준을 이해하고 추가적으로 교육이 필요한 부분을 파악하는 데 도움을 줍니다.

퀴즈 시행을 하는 데 대한 첫 번째 단계로, 직원들을 직책을 기반으로 세분화해야 합니다. 그 다은엔 정의한 각 직책별로 난이도가 쉽고, 중간 정도이고, 어려운 일련의 질문을 작성합니다.

예를 들어, 세분화한 한 부분이 프로젝트를 관리하기 위해 소프트웨어를 사용하는 비경영직 직원들이라고 가정하죠. 이 직원들은 다음의 과제들에 대해 이해해야만 합니다.

퀴즈를 작성하고 결과를 분석하면서 다음과 같은 사항을 염두에 두세요.

3) 가장 흔하게 잘못 답변되는 질문을 파악하세요. 그 후, 그 질문에 대해 가장 흔하게 선택된 답변들을 살펴 보세요. 이를 통해 발견하게 되는 통찰력은 팀의 트레이닝을 이끄는 데 도움이 될 수 있습니다.

직원들을 상대로 퀴즈를 수행할 수 있는 수월한 방법을 찾고 계시나요? 위에 설명된 팁 중 하나라도 활용해 보고 싶으신가요? SurveyMonkey의 온라인 퀴즈 도구를 사용해 보세요. →

프로젝트 관리 소프트웨어는 단체가 목표를 달성하는 데 도움을 주는 도구입니다. 이러한 소프트웨어를 최대한 활용하려면 시간을 내어 소프트웨어가 어떻게 사용되는지, 어디서 가장 적은 가치를 발휘하고 있는지, 직원들이 트레이닝을 받음으로 어떤 혜택을 받을 수 있는지 등에 대해 파악해 보세요. 퀴즈 및 설문조사는 이러한 각 분야를 해결하기 위한 통찰력을 제공합니다.