행사 기획 체크리스트: 성공적인 행사를 위한 간단한 단계

성공적인 행사의 영향력은 막강합니다. 예를 들어, 평균적인 대규모의 행사는 행사가 끝나기도 전에 소셜 미디어상에서 140만 번이나 언급됩니다. 이런 행사는 내가 알고 있는 사람들을 훨씬 벗어난 범위의 사람들에게 행사의 목적, 비즈니스 또는 업계의 정보에 대해 알립니다. 따라서 반드시 모든 행사가 제대로 진행되게 해야 합니다.

성공적인 행사 기획과 관련된 모든 과제를 수행해 내는 데 어려움을 겪고 있다면 안심하세요. 혼자만 겪고 있는 문제가 아니랍니다. 하다못해 세계에서 가장 조직력을 갖춘 행사 플래너도 행사를 성공적으로 만들어 주는 매일의 실행 계획에 어려움을 겪습니다. 하지만 걱정하지 마세요! 여기 16주 행사 기획 체크리스트로 행사 기획을 차근차근 수행해 나갈 수 있습니다.

  • 목표를 정합니다. 왜 행사를 개최하려고 하시나요? 이 행사를 통해 성취하고자 하는 사항이 무엇인가요? 주제나 테마를 결정하고, 명확한 목표를 정하거나, 참가 인원 수 기록을 갱신하기 위해 얼마나 많은 참가자가 필요한지를 파악함으로써 프로젝트에 뚜렷한 방향을 정하세요.
  • 팀을 조직합니다. 프로그램 관리자, 운영 연락책, 회계 담당자와 같은 역할을 배정하여 팀원들을 교육하세요. 역할에는 명확한 목표가 있어야 하며, 이러한 목표는 가능한 언제나 정량화할 수 있어야 합니다.
  • 장소를 선정한 후 날짜를 선택합니다. 참가자들이 얼마나 지출할 의향이 있는지, 어떤 장소를 가장 편리하게 생각하는지, 행사에 누구와 함께 참가할지(자녀, 부모, 동료, 친구 등) 행사 전 설문조사를 통해 파악하세요. 그런 후, 적절한 행사 장소에 연락하여 어떤 날짜에 사용할 수 있는지를 알아보세요.
  • 행사 주요 인사를 확인합니다. 자신은 물론 팀의 네트워크로부터 행사의 주요 초점이 될 기조 연설자, 발표자 또는 공연자를 찾아보세요. 물색한 그 주요 인사가 행사에 참여할 수 있는지 확인하세요.
  • 행사 로드맵을 작성합니다. 행사 주요 인사를 찾았으므로 이제 행사 나머지 부분에 대한 로드맵을 작성해야 합니다. 행사의 일부로 또 다른 누구를 초청하고 무엇을 하고자 하나요?
  • 예산을 세웁니다. 로드맵에 얼마나 비용이 들지, 이 비용이 어떻게 지급될 것인지 알아보세요. 등록 비용, 전시자, 후원자 및 기타 자금 출처로부터 얼마의 기금을 조성해야 하는지 결정하세요. 등록 비용 및 후원 수준을 결정하는 데 이 정보를 사용할 수 있습니다.
  • 기금 출처가 될 사람들에게 연락합니다. 잠재 전시자나 및 행사 후원자에게 행사의 목적, 주요 인사나 활동 및 후원 수준에 대한 정보를 제공함으로써 기금을 마련해 보세요.
  • 행사 주요 인사와 계약을 체결합니다. 그런 후, 이 인사들로부터 사진이나 소개문과 같은 프로모션 자료를 확보합니다. 이들을 위해 여행 및 숙박 시설을 마련하세요.
  • 기금 출처와 후원 계약을 체결합니다. 로고와 같은 프로모션용 자료를 후원자로부터 받으세요.
  • 발표자를 확인합니다. 자신의 네트워크를 다시 한 번 살펴보고 연사나 MC 등을 비롯한 잠재적 발표자를 확인하세요. 각 발표자의 관심사항과 일정 가능성을 확인하세요. 그런 후, 프로그램에 이들을 추가하기 시작합니다.
  • 엔터테인먼트, 음식 조달, 교통 정리 및 보안을 확인합니다. 행사 계약자들에게 연락하여 날짜를 예약합니다.
  • 행사 허가증 및 책임 보험을 확보합니다. 현지 기관에 문의하여 음식 허가증, 소음 허가증, 사인을 전시할 허가증, 도로 봉쇄 허가증 또는 경찰 보호가 필요한지 확인하세요. 책임 보험은 부상, 재산 손해 및 기타 행사 중 사고를 처리할 수 있습니다.
  • 행사를 브랜드화합니다. 행사를 독특한 외관으로 꾸미세요. 이러한 외관은 프로모션용 자료, 행사 장식 및 행사 기념품의 색상을 결정합니다.
  • 등록을 시작합니다. 온라인 등록 양식은 도착 시간, 음식 제한 사항 및 셔츠 사이즈 등 유용한 행사 구성 질문을 누락하지 않되 신속하고 간단하게 구성되어야 합니다.
  • 행사를 홍보합니다. 웹사이트를 구축하세요. 소셜 미디어에 행사 또는 페이지를 만듭니다. 연사들이나 유명 내빈이 참가를 확인할 때마다 업데이트를 게시하세요. 연락처 모두에게 이 정보를 보내고 연관되는 미디어 업체에 보도 자료를 발표합니다.
  • 발표자들 및 행사 계약자들과 계약을 체결합니다.
  • 필요한 행사 용품을 구매하거나 대여합니다. 계약자들에게 행사에서 어떤 사항들을 구비해 두어야 하는지를 물으세요. 행사 장소에 문의하여 필요한 물품들이 이미 구비되어 있는지 확인해 두세요. 준비가 되어 있지 않은 경우, 공급업체에 연락하여 구매나 대여를 합니다. 행사 기념품(선물이나 제품 샘플)을 마련해 두세요.
  • 모든 연설 및 발표 내용의 사본을 확보해 둡니다. 행사 주요 인사나 발표자들의 연설 내용 및 발표 내용 사본을 요청하세요. 각 내용이 모두 적합한지 확인하고 필요한 경우, 발표자와의 협력하여 수정할 부분을 개정하세요.
  • 행사 프로그램과 대본을 작성합니다. 안 좋은 날씨나 참석이 저조한 경우를 대비해 이차 계획을 마련해 두세요.
  • 자원봉사자들을 모집합니다. 필요한 인력을 파악한 후 자원봉사 기회에 대한 요청서를 발송하세요. 온라인 자원봉사 등록 양식을 이용해 기술과 관심사를 물어봄으로써 자원봉사자마다 가장 적합한 역할을 맡을 수 있도록 하세요.
  • 등록을 종료합니다.
  • 정보 자료를 보내세요. 행사 프로그램, 메뉴, 발표자에 대한 정보, 다른 참가자들에 대한 연락처 정보 또는 행사 목표를 달성하는 데 도움이 되는 기타 유용한 정보를 포함한 자료를 보내세요. 또한, 이때 참가자들을 대상으로 행사를 통해 무엇을 얻고자 하는지 알아보기 위한 설문조사를 진행하는 것도 좋은 생각입니다. 행사 앱이 따로 준비되어 있는 경우, 이 앱을 다운로드하는 방법도 포함하세요.
  • 발표자에 대해 미디어 인터뷰를 예약해 둡니다. 행사 발표자 목록과 함께 관련 있는 미디어 업체에 연락하여 행사에 얼마나 관심이 있는지도 알아보세요. 그런 후, 인터뷰 기회에 대해 발표자에게 연락을 취하세요. 미디어 패스를 준비해 두고 가능한 경우, 인터뷰 전용 장소도 마련해 두세요.
  • 모든 연설문과 발표 내용에 대한 실제 및 디지털 복사본을 준비해 둡니다. 대형 행사만큼이나 머피의 법칙을 잘 입증하는 행사는 없습니다.
  • 실질적인 준비를 합니다. 모든 필요한 공급품, 행사 기념품들이 현장에 제대로 구비되어 있는지 확인하세요. 등록 부스, 의자, 테이블, 무대 등을 제대로 설치해 둡니다.
  • 자원봉사자들을 교육합니다. 자원봉사자들을 소규모의 전문 그룹으로 구성하고 회사 행사 팀원이 관리하도록 하여 책임감을 부여해 줍니다.
  • 미디어에 전화합니다. 각 미디어 업체의 참석 여부를 확인하세요.
  • 실시간 피드백을 수집합니다. 프로그램의 휴식 시간 중 행사 피드백 양식을 보냅니다. 이 설문조사는 행사의 성공 여부를 실시간으로 측정하며 문제가 발생되는 대로 즉시 해결할 수 있는 기회를 줍니다.
  • 감사 이메일을 발송합니다. 참가자, 자원봉사자 및 발표자들에게 서로 별도의 이메일을 작성합니다. 높은 참석률, 생산성 있는 대화, 긍정적인 피드백 등 행사 성취 내용을 강조하세요.
  • 행사 후 설문조사를 첨부합니다. 행사 후 설문조사로 행사의 성공을 측정하고 다음 번 행사를 기획하기 시작하세요. 설문조사를 맞춤화하여 참가자자원봉사자 및 발표자들에게 연관성 있는 내용을 다룰 수 있도록 하세요.

SurveyMonkey의 종합적인 행사 기획 체크리스트로 행사를 처음부터 끝까지 성공적으로 이끄세요. 이 행사 기획 체크리스트를 하나 하나 체크해 나가면서 진척 상황을 측정할 수 있는 최고의 방법은 1단계에서 수립해 둔 목표를 사용하는 것임을 잊지 마세요.

SurveyMonkey가 호기심을 어떻게 충족시켜 드릴 수 있는지 알아보세요.